5 Tips agar Serah Terima Pekerjaan Berjalan Lancar saat Proses Resign
Saat mengajukan resign, kamu tentu perlu melakukan serah terima pekerjaan dengan orang yang akan menggantikan posisimu di perusahaan tersebut. Keberhasilanmu mengajarkan penggantimu tentunya akan meninggalkan kesan yang baik kepada atasan dan rekan kerjamu, karena orang baru tersebut dapat bekerja dengan baik walau terbilang baru sebentar memegang posisimu.
Nah agar serah terima pekerjaan yang kamu lakukan dapat berjalan lancar dan tidak mengalami kendala yang berarti, maka kamu bisa melakukannya dengan lima tips ini. 5 Tips agar Serah Terima Pekerjaan Berjalan Lancar saat Proses Resign
1. Membuat materi untuk sesi training dan mentoring
Proses resign biasanya membutuhkan waktu satu bulan. Jika langsung ada penggantinya maka kamu akan melakukan serah terima selama satu bulan penuh. Namun jika belum ada penggantinya maka proses serah terima akan semakin sempit waktunya. Sedangkan untuk melakukan handover semua pekerjaan tentu tidaklah mudah.
Maka buatlah materi untuk sesi training dan mentoring sejak dini walau belum dapat penggantimu. Yang pertama adalah pekerjaan operasional seperti penjelasan mengenai hal-hal mendasar, yaitu jadwal pekerjaan dan rincian kegiatan harian, serta prioritas kerja yang perlu di utamakan. Kedua adalah pekerjaan dengan proyek-proyek spesifik termasuk isu-isu dan masalah-masalah yang bisa mempengaruhinya.
Yang ketiga adalah review semua pekerjaan. Seperti mengupas tuntas semua hal yang telah di pelajari. Dengan begitu saat mendapat penggantimu, maka kamu bisa langsung bisa memberikan dokumen materinya agar bisa dia di pelajari lebih dahulu. Baru setelah itu melakukan training dan mentoring secara langsung dari sisa hari yang ada dari proses resign-mu.
2. Memberi draft SOP yang kamu buat perihal pekerjaanmu
Agar mempermudah penggantimu, kamu bisa menuangkan pekerjaanmu dalam bentuk dokumen tertulis seperti draft SOP yang kamu buat sendiri. Karena SOP kantor tentunya hanya gambaran besarnya saja. Sedangkan kamu bisa merincikan dan melakukan detail-detail penting lainnya dalam setiap pekerjaan yang selama ini kamu pegang dan kerjakan. Jika perlu cantumkan metode dan strategi yang biasa kamu lakukan dalam menyelesaikan setiap pekerjaan.
Namun kamu juga perlu memberikan penjelasan kepada penggantimu bahwa cara kerja masing-masing orang tentu berbeda-beda, maka jika dia memiliki metode dan strategi yang lebih efektif, dia bisa mengabaikan apa yang sudah kamu ajarkan. Kamu hanya ingin mempermudahnya tanpa ada niat untuk memaksanya mengikuti semua metode dan strategi yang kamu lakukan selama ini. Jangan sampai dia salah paham atas pengajaranmu itu.
3. Menentukan waktu handover
Menentukan waktu handover pekerjaan tentunya akan berbeda tergantung ketersediaan karyawan pengganti. Jika dari awal sudah ada pengganti maka menentukan waktunya tidak akan terlalu sulit karena memiliki waktu satu bulan penuh sesuai dengan proses resign-mu. Namun jika pengganti posisimu baru di dapatkan satu atau dua minggu sebelum kamu resign maka kamu harus bisa menentukan waktu yang tepat untuk handover karena keterbatasan waktu yang sangat sempit.
Karena tidak mungkin kamu memperpanjang proses resign-mu. Apalagi jika kamu sudah di terima di perusahaan yang baru. Semakin mepet waktu handover, maka kamu harus semakin memperingkas materi setiap pekerjaanmu agar proses serah terima dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Selain itu, kamu juga harus proaktif bertanya pada penggantimu perihal sejauh mana pemahamanannya perihal pekerjaan dan bagian mana yang kurang di pahaminya dari penjelasanmu.
4. Menjadwalkan meeting untuk final review semua pekerjaan bersama atasan
Saat sudah selesai melakukan handover pekerjaan kepada penggantimu, maka kamu perlu menjadwalkan meeting untuk final review semua pekerjaan yang sudah kamu serah terimakan. Minta penggantimu menyiapkan beberapa hal yang perlu dibahas di meeting tersebut. Seperti pertanyaan-pertanyaan yang diajukan, kekhawatiran yang dia rasakan, sampai isu-isu dan masalah-masalah yang ingin dia ketahui karena pernah muncul secara tak terduga saat proses handover pekerjaan yang berjalan sebelumnya.
Jangan lupa undang atasanmu untuk menyaksikan hasil dari handover pekerjaan yang sudah kamu lakukan. Hal tersebut agar atasanmu dapat melihat dan memastikan langsung bahwa kamu sudah melakukan handover pekerjaan dengan baik kepada penggantimu. Apalagi jika penggantimu tersebut dapat menunjukkan bahwa dia sudah bisa memahami peran dan tanggung jawabnya dengan pekerjaan yang ada. Maka tentunya atasanmu akan tahu bahwa kamu tidak lalai dan masih menjalankan kewajibanmu dengan baik walau dalam proses resign.
5. Melibatkan penggantimu saat menyelesaikan semua tugas yang masih in progress
Jika selama ini kamu hanya memberikan handover lebih ke arah materi pekerjaan, maka agar penggantimu tahu praktiknya secara langsung seperti apa, kamu perlu melibatkan dirinya saat menyelesaikan semua tugas yang masih in progress. Mengerjakan pekerjaanmu tanpa pending-an akan meninggalkan citra diri, kesan yang positif dan reputasi yang baik di perusahaan.
Jangan sampai kamu membebankan pekerjaan kepada penggantimu. Apalagi jika pekerjaan tersebut kamu dapatkan saat kamu masih berstatus karyawan. Terkecuali jika penggantimu ingin belajar mengerjakannya langsung. Maka berikan contoh terlebih dahulu baru meminta penggantimu untuk melanjutkannya. Namun kamu harus tetap memantau pekerjaan yang dilakukannya dari sampingnya. Sehingga kamu tidak lepas tangan akan pekerjaan tersebut.
Melakukan proses serah terima pekerjaan bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan. Karena kamu akan mengajari, mengarahkan dan melatih penggantimu secara intensif selama beberapa minggu. Nah agar serah terima dapat berjalan dengan lancar, maka kamu perlu melakukan handover pekerjaan secara efektif dan efisien. Kamu bisa melakukannya dengan lima tips di atas.
